У Community journey, шляху людини в спільноті, є як процес онбордингу (офіційний та неофіційний), так і процес оффбордингу (коли людина покидає спільноту). У роботі ком'юніті-менеджера також може бути процес передачі спільноти. Як правильно це зробити за наявності наступника чи наступниці так і без людини, яка перебере на себе обов'язки? Давайте розберемося!
Збери всі артефакти спільноти
Дуже люблю слово "артефакти", але воно досить неоднозначне... Для мене - артефакти - все, що стосується спільноти безпосередньо, до них може входити:
- Айдентика: логотипи, фірмовий стиль, кольори, приклади каверів, посилання на дошку в Figma, тощо.
- Канали та ресурси: платформа, чат, пошта, соцмережі, тощо.
- Приклади комунікацій: правила спільноти, контент для онбордингу, приклади дайджестів, рубрик.
- Доступів та витрат для підтримання життя спільноти: найтиповіші згідно дослідження стану комюніті менеджменту в Україні, яке ми проводили з МетаСпільнотою в 2024: платформи (Circle), дизайн-інструменти (Canva), ШІ інструменти (Fireflies), інструменти проєктного менеджменту (Notion), тощо.
- Усі згадки комюніті-менеджера у всіх каналах: якщо в різних частинах спільноти вказано, що саме ти - контактна особа, то треба домовитися на кого з команди поміняти свій контакт.
- Всі сторінки, які потребують регулярного оновлення: певна інформація перестає бути актуальною або має перевірятися чи оновлюватися, тому треба зібрати всі сторінки і прописати інструкції по тому, як саме це робити, кого контактувати щоб отримати оновлення.
- Регулярні формати та підходи: деякі процеси можуть бути вже запущені і потребують продовження. Наприклад, щомісячний дадйжест заходів, новин індустрії, вакансій. В деяких спільнотах є регулярні рубрики і людина, яка перебере твої обов'язки, має бути в курсі про них.
Важливо: твоя корпоративна пошта перетвориться на гарбуз коли розпочнеться твій оффбординг з компанії, тому треба завчасно попіклуватися чи на неї завязані певні доступи. І поміняти на загальну пошту створену під проект.
Створи коротку схему роботи спільноти
Це може бути щось стисле з ключовими пунктами та форматами, що проводяться у спільноті для нової Community людини або людини з команди, які буде тимчасово виконувати обов'язки і закривати ці формати замість тебе.
Приклад того, що може входити в схему:
- перелік основних ініціатив
- перелік другорядних і менш пріорітетних
- всі формати і як вони повязані між собою