Ви можете знайти класних експертів під круту тему, активно промотувати захід, але все одно будете не застраховані від того, що на онлайн заходах можуть статися непердбачувані штуки. Від банального - в спікерки зависла презентація, бо більш стресових — Zoom бомберів.
Zoom-bombing — це термін, який використовують для опису ситуації, коли невідомі особи "вриваються" на Zoom-зустрічі. Ці небажані гості демонструють на екрані вміст, який може бути неприємним або відволікаючим для реальних учасників. Найчастіше такі атаки використовують публічно доступні посилання на Zoom.
Ось кілька стратегій, які допоможуть забезпечити безперервність ваших зустрічей:
Використовуйте захищені паролі для всіх зустрічей.
Не публікуйте посилання на зустрічі у відкритих або загальнодоступних місцях.
Встановлюйте "зал очікування (waiting room)", щоб мати можливість контролювати, хто приєднується до зустрічі.
Уникайте надання доступу до спільного екрану всім учасникам без необхідності.
Оновлюйте програмне забезпечення до останніх версій, щоб забезпечити максимальний рівень безпеки.
Далі є декілька порад щодо налаштувань, які можна зробити перед, під час, та після заходу, якщо сталася якась кризова ситуація. Кожна порада включає опис, де саме зайнтиналаштування, скріншот як і де зробити потрібні зміни в налаштуваннях Zoom, яку саме проблему це може закрити.
Перед заходом: Screen sharing by co-host
Зробити людину, яка буде виступати, co-host - це важливо, адже це допоможе їй не тільки вільніше почуватися на самій сесії, адже co-host може пересуватися брейкаут кімнатами (бачити їхній стан, заходити та виходити самостійно), але і зможе бути єдиною людино, яка будеділитися екраном.
Дивись налаштування In Meeting (basic) - Screen sharing
Як це вам допоможе? Більше ніхто не зможе почати ділитися екраном, адже ніколи Zoom бомбери намагаються зробити це.
Перед заходом: Авторизовані користувачі
Дивись налаштування Security - Only authenticated meeting participants and webinar attendees can join meetings and webinars
Як це вам допоможе? Інколи додавання цієї опції допоможе відфільтрувати людей і зловмисники можуть не морочитися проходити ще цей крок щоб залетіти на ваш дзвінок.
Перед заходом: Сховати профайл зображення учасника в Zoom
Дивись налаштування In Meeting (basic) - Hide participant profile pictures in a meeting
Як це вам допоможе? Zoom бомбери інколи намагаються повпливати на настрій вашої спільноти заміняючи свої профайл зображення на неадекватний контент. Адже на аватарку можна поставити будь-що. З цією опцією не буде профайл зображень, а тільки імена.
Перед заходом: Автоматично ставити в “тихий” режим всіх учасників
Дивись налаштування Schedule meeting - Mute all participants when they join a meeting
Як це вам допоможе? Інколи учасники приєднюються з дуже шумних місць, вони приєднюються невчасно і в процесі розмови з кимось іншим. Тому це налаштування допоможе вам не відполікатися. Раджу пильнувати чи люди в “тихому” режимі чи ні і ставити людей на mute привентивно, заохочуючи залишати питання в чаті щоб не перебивати спікера чи спікерку.
Перед заходом: редагування та видалення повідомлень з чату
Це хороша опція, адже в Zoom немає окремого налаштування щоб тільки hosts чи co-hosts могли видалити повідомлення (або я про нього не знаю) і інколи є потреба у видаленні повідомлень. В цілому раджу дуже пільнувати чат.
Як це вам допоможе? Якщо у вас не зроблені ці налаштування, ви не зможете відредагувати ні своє повідомлення, ні чужі. Так, так, навіть якщо ви - хост зустрічі. І краще мати таку змогу, бо в чаті також може почати нестися якась негарна історія, або в цілому хтось може почати спамити учасників.
Що можна зробити під час заходу?
Коли події розгортаються швидко, то вартує зробити декілька базових речей:
зберігайте спокій, це може статися з будь-ким в будь-який момент будь-якого онлайн заходу
видаліть Zoom-бомберів з дзвінка (також ви вирішуєте, чи може людина після видалення під’єднатися повторно, це робиться в налаштуваннях)
заблокуйте мітинг і на нього більше ніхто не зможе доєднатися навіть за наявності посилання на зустріч.
коментуйте свої дії, наприклад: "В нас тимчасові незручності, тому ми поставимо в тихий режим всіх учасників зустрічі, перепрошуємо, це тимчасове рішення" поставити “тихий режим” для всіх. Але майте на увазі, що він буде розповсюджуватися на всіх учасників, в тому числі на ко-хостів, які в цей момент можуть щось говорити.
напишіть в чаті вибачення теж і зазначте, що ви видалили всіх зловмисників з дзвінка, тощо.
В цілому раджу ознайомитися також з цією сторінкою саппорта Zoom щоб краще зорієнтуватися в тому, що ще можна зробити на самому заході як у випадку непередбачуваної ситуації, так і для організації роботи хостів та ко-хостів зустрічі.
Після заходу: якщо щось сталося — вибачитися
Це перше що треба зробити коли ви попрощаєтеся з гостями та ко-хостами. Раджу скласти лист і відправити його в межах декількох годин після івенту. Далі я зробила приклад листа, який може стати основою для вашого листа:
Hi, awesome people!
Thank you for registering and joining our session {topic of the session} with {Name of the expert}.
We sincerely apologize for the Zoom bombing incident at the beginning. This was a first for us (we made X events online so far), and we deeply regret that some of you were exposed to such inappropriate content. We are genuinely sorry for any discomfort this may have caused. We immediately blocked those users and muted everyone to regain control. Unfortunately, this may have inadvertently muted some of you trying to warn us, and we also apologize for that.
Despite this disruption, we managed to have a fantastic session. {Name of the expert} shared valuable insights on {the session's topic}, and we had productive brainstorming sessions in the breakout rooms. We also compiled a great list of {something cool}, which you can find below:
{list}
{list}
{list}
We would be delighted to have you join our future sessions, and we will take every measure to prevent any such incidents in the future. Your safety and the quality of our events are our top priorities.
With respect,{name of the company or community}
P.S. If you have any suggestions or comments, please don’t hesitate to contact {contact person}, our {role of the contact person}.
Після заходу: всяке буває, це життя
Навіть якщо якась прикрість сталася, вартує врахувати уроки на майбутнє, а не тихо чи голосно вважати, що захід провалився. Доказами того, що все добре чи сумно буде говорити тільки:
чи люди залишилися на заході після інциденту
якими були відгуки після заходу
Це все, що дійсно має значення.
В ваших силах зробити все, щоб наступний захід відбувся більш гладко та без проблем. Але якщо ми говоримо про ризики - вони залишаться в будь-якому разі, тому вартує завжди бути в тонусі та бути готовими до будь-яких ситуацій.
Не в останню чергу вартує обговорити з командою хто що робить у випадку, якщо щось таке несеться, розподілити зусилля: хтось ставить всіх в тихий режим, хтось видаляє Zoom-бомберів з зустрічі, хтось готує лист з вибаченням до відправки, тощо.
Якщо у вас є додаткові ідеї чи поради щодо зустрічей в Zoom і як зробити їх більш безпечними чи цікавими, пишіть мені в LinkedIn або додавайте коментарі до статті. Всім спокійних онлайн заходів в Zoom!
Comments